Interview mit Dr. Carsten Rose über das Thema Social Intranet

Vorwort

Es ist mir sehr unangenehm, weil die Antworten auf meine Fragen so genial sind. Ich habe Carsten Rose während meiner Weiterbildung zum Social Media Manager kennengelernt. Von der ersten Stunde an ging es bei ihm immer um Social Intranet. Er war auch schon einigen im Kurs bekannt und das beeindruckte mich. Erst einige Monate nach dem erfolgreichen Abschluss dieser Weiterbildung bin ich selber immer wieder auf das Thema „Social Intranet“ gestoßen, doch bekam noch nicht die Möglichkeit dies mal anzuwenden. Als kleine Waffe der Überzeugung kam mir dann die Idee den Carsten einige Fragen zu schicken, die er sehr toll beantwortet hat. Es ist mir unangenehm, weil dieses Interview bereits Ende Oktober 2014 geführt wurde. Eigentlich sollte es der erste große Beitrag für den Relaunch unserer Seite werden, doch irgendwie wollte es zeitlich nicht passen. Heute dann die Meldung, die mich nun zur Handlung gezwungen hat: „Facebook at Work“ kommt demnächst auf den Markt. Ein eigenes Social Intranet für Unternehmen, die mit der Maske von Facebook die Phase der Gewöhnung überspringen wollen. Darum hier nun die Antworten zu dem Thema „Social Intranet“ von Dr. Carsten Rose.

Stell dich mal vor und erzähl etwas über deine Verbindung zu Social Intranets?

Dr. Carsten Rose

Dr. Carsten Rose

Ich bin Diplom-Physiker und habe während der 1980er Jahre in Dortmund und Stuttgart studiert. Während des Studiums ergab sich der intensive Kontakt mit der Informatik, einem Rüstzeug, ohne das auch Physik heute nicht mehr denkbar ist. Ein PC-1401, der erste in BASIC programmierbare wissenschaftliche Taschenrechner der Firma Sharp, und später ein Mega ST 4 von Atari besiegelten dann mein Schicksal: der Informatik-Virus hatte mich ebenfalls gepackt und bis heute nicht mehr losgelassen. Der in den 1990ern aufkommenden Verbreitung des Internets und dem anschließenden kometenhaften Aufstieg des World Wide Webs konnte ich mich dann natürlich auch nicht mehr entziehen.

Nach meiner Promotion zum Dr.-Ing. trat ich Mitte der 1990er Jahre in die Stahl-Sparte des ThyssenKrupp-Konzerns ein. Erste Tätigkeitsschwerpunkte waren der Aufbau von LAN- und WAN-Infrastrukturen, Administration von und Software-Entwicklung für Fertigungsleitsysteme und der Aufbau und Betrieb von Intranet-Servern und -Diensten. Im Jahr 2000 erfolgte ein Wechsel meines Aufgabengebietes hin zum Supply Chain Management (kurz SCM) mit dem Fokus Fabrikplanung inklusive der technischen und fachlichen Anpassung einer entsprechenden Standard-Software an Unternehmensprozesse und -systeme.

Angeregt durch den erklärungsbedürftigen und wissensintensiven Einsatz der gerade angesprochenen Planungssysteme und -prozesse begann ich, mich mit Fragestellungen des Wissensmanagements zu beschäftigen. Passenderweise lieferte das Aufkommen der sog. Web-2.0-Funktionalitäten (Wikis, Blogs, usw.) auch hier neue Antworten als vielversprechende Alternativen zu den eher glücklosen Experten- und Knowledge-Management-Systemen der 1980er und 1990er Jahre. Für knapp zehn Jahren betrieb ich im Intranet ein fachliches SCM-Wiki, seit etwa drei Jahren ein eigenes Blog, das meines Wissens dort das erste Blog überhaupt war, und seit gut eineinhalb Jahren auch ein Wiki zum persönlichen Wissensmanagement.

Ich musste aber schnell feststellen, dass die Nutzung von Wikis oder gar Blogs – zumindest innerhalb meines Unternehmens – immer noch etwas Exotisches an sich hat und keinesfalls ein allgemein verbreitetes und akzeptiertes strategisches Arbeitsmittel darstellt. Stattdessen verschwindet das im Unternehmen vorhandene Wissen bisher in der Regel in Silos wie E-Mail-Postfächern, File-Servern oder SharePoint-Instanzen, auf die dann auch immer nur einzelne oder wenige Nutzer noch Zugriff haben. Abgesehen davon verbleibt ein Großteil allen Wissens, die sog. „Expertise“, sowieso in den Köpfen der Mitarbeiter, da sich vieles davon nur schwer oder mit enormen Aufwand versprachlichen oder verschriftlichen lässt. Bei der immer kürzer werdenden Halbwertszeit gewisser Wissensanteile besteht zusätzlich die große Gefahr, dass dokumentiertes Wissen unvollständig oder veraltet ist.

Abhilfe versprechen hier seit geraumer Zeit Lösungen, die versuchen, die unter der Flagge des Social Webs fahrenden Techniken aus dem Internet – man denke hier an Plattformen wie Facebook, Twitter, Google+, Slideshare, Instagram, YouTube, Xing u.v.a.m. – als Social Business in den Unternehmenskontext zu transferieren und auf diese Weise das i.d.R. vorhandene alte statische Intranet in eine neues, kollaboratives Social Intranet zu transformieren. In Anlehnung an den Begriff Web 2.0 fällt hier dann oft das Schlagwort Enterprise 2.0, das auch gerne plakativ, aber falsch, weil verkürzend und  irreführend, als „Facebook fürs Unternehmen“ beschrieben wird. Diese Angebote, die als Enterprise Social Software oder Enterprise Social Networks bezeichnet werden, stellen mehr oder weniger vollständige digitale und mobile Arbeitsumgebungen im Sinne eines Workplace of the Future dar, die mittel- bis langfristig unsere herkömmlichen IT-Arbeitsumgebungen (E-Mail-Clients, Office-Suiten etc.) ablösen können und m.E. auch werden.

Aus diesen Gründen rühre ich nun seit geraumer Zeit in meinem Unternehmen die Werbetrommel für ein Enterprise Social Network und versuche, ein kleines Netzwerk Gleichgesinnter aufzubauen, um in nicht allzu ferner Zukunft auch im ThyssenKrupp-Konzern ein solches soziales Unternehmensnetzwerk zu etablieren.

Siehst du ein Social Intranet für Vereine, Werbegemeinschaften und Verbände für sinnvoll an?

Ich glaube, dass soziale Netzwerke grundsätzlich geeignet sind, jegliche Art von Interessen- oder Arbeitsgruppen zu koordinieren und die Mitglieder informiert zu halten. Das gilt umso mehr, je weiter die Teilnehmer eines solchen Netzwerkes räumlich voneinander entfernt und/oder mobil tätig sind. Die Größe dieser Gruppen spielt dabei eine eher untergeordnete Rolle: Social Intranets finden sich überall von kleinsten Unternehmen über Mittelständler bis hin zu international tätigen Konzernen mit hunderttausenden von Mitarbeitern. Insofern kann ich die Frage mit einem klaren Ja beantworten; Vereine, Werbegemeinschaften oder Verbände machen hier keine Ausnahme.

Welche Vorteil hat die Zusammenarbeit in einem Social Intranet?

Zwei wesentliche Aspekte, die nicht nur aus meiner Sicht für soziale Intranets sprechen, sind Interaktivität und Transparenz. Sobald irgendein Beitrag eingestellt ist – sei es ein Status-Update, ein Blog-Post, eine Wiki-Seite, ein Lesezeichen oder was sonst auch immer – kann er von allen gelesen, kommentiert und z.B. im Falle von Wikis auch geändert werden. Darüber hinaus bleibt er auch für die Zukunft auffindbar und verschwindet nicht in den üblichen Datengräbern wie E-Mail-Postfächern oder File-Servern. Die Inhalte stehen also immer allen Mitgliedern des Netzwerkes zur Verfügung; insbesondere aber auch solchen, die erst später zum Netzwerk hinzustoßen.

Über Kurznachrichten-Dienste und Informations-Dashboards (Micro-Blogging, Activity Streams, RSS Feeds) kann jeder sehen, welche aktuellen Änderungen es im Netzwerk gibt, woran die Kollegen arbeiten, ob irgendjemand über einer ungelösten Fragestellung brütet, was kommentiert oder diskutiert wird und vieles anderes mehr – all diese Dinge können in die (interne) Netz-Öffentlichkeit treten.

Diese schnellen Informationsflüsse können auch als Denkanstoß und Inspirationsquelle dienen: Hinweise auf Informationen, Kontakte, Termine, Veranstaltungen usw. usf. aus dem Netzwerk, die der Einzelne nur später, ggf. sogar zu spät oder vielleicht gar nicht erhalten hätte (im Englischen gibt es hierzu den schönen Begriff Serendipity: ich finde Dinge, die ich eigentlich gar nicht gesucht habe), können von interessant bis hin zu entscheidend sein. Das Netzwerk, in dem wir uns bewegen, verschafft uns einen viel größeren Überblick als jeder von uns allein für sich es könnte.

Ein weiterer Punkt, der aber nicht unbedingt am Anfang einer solchen Vernetzung stehen wird, ist die Möglichkeit, bei Bedarf das zunächst in sich abgeschlossenen Netzwerk zur Einbeziehung Dritter (mit i.d.R. eingeschränkten Zugriffs- und Leserechten) nach außen hin zu öffnen. Die Kooperation kann so auf Kunden, Partner und/oder Dienstleister ausgeweitet werden, sofern die technische Lösung dies unterstützt.

Welche Gefahren lauern in der Nutzung eines Social Intranets?

Die oben schon angesprochene Transparenz muss auch gewollt sein und darf keinesfalls missbraucht werden – es geht hier nicht mehr um die Vorteile Einzelner, sondern um den Nutzen Aller. Dies stellt oftmals einen Bruch mit herkömmlichen Arbeits- und Kommunikationstechniken dar, und verlangt von jedem Einzelnen durchaus ein Umlernen und ein gewisses Maß an neuer Disziplin. Vor diesem Hintergrund sind dann in den meisten Fällen auch Zielerreichungen und Bonussysteme neu zu bewerten und auszurichten.

Die damit einhergehende neue Technik ist – anders als bei ähnlichen Lösungen im Consumer-Bereich, man denke z.B. an Facebook – nicht unbedingt immer selbsterklärend. Die Bedienung muss ggf. erlernt und eingeübt werden und ist bei Bedarf mit Impuls-Schulungen und kontinuierlichen Hilfestellungen zu begleiten. Darüber hinaus ist es sinnvoll, bei Lösungen mit großem Funktionsumfang nicht alle Features schon zu Beginn freizuschalten, sondern sie vielmehr schrittweise einzuführen.

Schließlich ist auch zu bedenken, dass nicht jede Information oder Kommunikation immer für eine (wenn auch eingeschränkte) „Öffentlichkeit“ gedacht oder geeignet ist – insofern muss die Möglichkeit gegeben sein, geschützte Bereiche einzurichten, falls dies in Einzelfällen (!) erforderlich sein sollte. Hier hält – z.B. im Vergleich mit E-Mail, wo ich die Kommunikation immer über die explizite Angabe des/der Adressaten einschränke – ja ein anderer Ansatz Einzug: per Voreinstellung ist, wie oben auch schon angesprochen, zunächst immer alles öffentlich.

Es bleibt aber die Möglichkeit erhalten, auf andere Kommunikationskanäle auszuweichen – so wird z.B. die E-Mail nicht gänzlich abgeschafft werden oder gar aussterben. Wir müssen je nach Art und Anlass einer Kommunikation einen geeigneten Kanal wählen können und in einem sozialen Intranet stehen uns unter Umständen immer mehrere zur Auswahl: Micro-Blog, Chat, Wiki, Blog, Forum. Eine Sensibilisierung aller Nutzer für eine bewusstere Wahl des Kommunikationskanales gegenüber früher („Ich schick Dir’s per E-Mail.“) wird hier sehr hilfreich sein. Das interne E-Mail-Volumen sollte aber zumindest deutlich zurückgehen.

Was würdest du Entscheidungsträgern für Ratschläge zum Start eines Social Intranets geben?

Zwei Dinge möchte ich hier betonen: zum einen die Antwort auf die grundsätzliche Frage nach dem „Warum“ und zum anderen das möglichst konkrete Aufzeigen von Nutzen.

Wenn nicht klar ist, warum wir als Verein, Werbegemeinschaft oder Verband ein soziales Intranet einrichten und benutzen wollen, werden wir einen Fehlstart hinlegen. Einen möglichen Ansatzpunkt bietet in der Regel die bisherige Kommunikation innerhalb der Gruppe: Arbeiten wir noch mit (postalischen) Rundschreiben? Oder herrscht schon der ganz normale E-Mail-Wahnsinn? Können wir uns alle (!) regelmäßig treffen? Gehen ggf. schon mal Informationen unterwegs verloren oder erreichen nicht alle zeitnah? Entwickelt sich zwischen den Mitgliedern der Organisation ein Gespräch und Meinungsaustausch oder bleibt die Kommunikation eher einseitig und ohne viel Rückmeldung? Dauern Abstimmungsprozesse immer eine gefühlte halbe Ewigkeit? Aus diesen und ähnlichen Fragestellungen lassen sich sog. „Business Use Cases“ für den Einsatz eines sozialen Intranets ableiten.

So kann dann auch herausgearbeitet werden, welche Vorteile die Nutzung des sozialen Intranets bietet – für die Organisation als Ganzes und selbstverständlich auch für jedes einzelne ihrer Mitglieder. Einiges davon habe ich oben ja auch schon jeweils kurz angesprochen …

Die Formulierung möglichst konkreter Ziele und Maßnahmen sowie deren Verfolgung anhand geeigneter Kennzahlen ermöglichen dann auch immer wieder eine Reflexion: Haben wir das, was wir uns vorgenommen hatten, auch erreicht? Wobei gab es Probleme? Wo müssen wir unter Umständen Kurskorrekturen vornehmen? Was sollen unsere nächsten Schritte sein?

Bitte bedenken Sie auch, dass soziale Intranets aller Erfahrung nach keine Selbstläufer sind – es braucht auch hier immer einen „Kümmerer“ (neudeutsch Community-Manager), der das Ganze anschiebt und am Leben hält, ggf. auch einmal neue Themen setzt oder bei Bedarf die Mitglieder zur Ordnung ruft.

Lesetipp zum Thema Social Intranet von Dr. Carsten Rose

Schließen möchte ich mit einem Lesetipp, den ich allen Entscheidern und Interessierten nur wärmstens an Herz legen kann:

Social Business

Von Communities und Collaboration

Social Media auf dem Weg ins Unternehmen

Praxisorientierter Leitfaden

Annabelle Atchison, Thomas Mickeleit und Carsten Rossi (Herausgeber)

Frankfurter Allgemeine Buch, Mai 2014

http://www.fazbuch.de/buecher/wirtschaft-ratgeber-ebooks/management/social-business

Dieses Buch gibt zum Preis von knapp 25 Euro in einer großen Anzahl von Fachbeiträgen einen guten Überblick zum breiten Themenkomplex „Social Business“.


Nachwort

Als ich diese Antworten zum ersten Mal gelesen habe, da musste ich mehrfach tief durchatmen. Ich habe keinen Einfluss auf die Antworten genommen, sondern genau so veröffentlicht, wie ich sie bekommen habe. Aber die Meinung des Experten bestätigt mich in meiner Aufgabe das Social Intranet als Kommunikationsmöglichkeit weiter zu bewerben. Folgt Carsten Rose auf Twitter, um bei diesem Thema am Ball zu bleiben. Gerne stelle ich auch den Kontakt zu ihm her, wenn noch Fragen zu dem Thema offen sind.

Eine nicht wirklich witzige Anekdote, aber damals wussten wir es im Kurs noch nicht anders. Als der Tag in der Weiterbildung kam, als das Thema „Social Intranet“ besprochen wurde, da war Carsten Rose nicht anwesend. Es wäre sein Tag gewesen und ich hatte mich sehr auf die Diskussion mit den Dozenten gefreut. Er war an dem Tag leider erkrankt.

3 Antworten
  1. Dr. Carsten Rose
    Dr. Carsten Rose says:

    Hallo Burkhard,

    nochmals herzlichen Dank für Deine Fragen und die Gelegeheit, sie hier so ausführlich beantworten zu können.
    Ich kann kaum glauben, daß ich das alles geschrieben haben soll… 😉

    Liebe Grüße und auf bald,
    Carsten

    Antworten
  2. Linuxkumpel
    Linuxkumpel says:

    Informationen und Ergebnisse mit anderen gleichzeitig teilen muss gelernt werden. Schick mal ne E-Mail, ist leichter gesagt, als sich moderner Mittel des Wissensmanagement zu bedienen. Die aussagekräftigen Antworten zu den Fragen bringen es auf den Punkt. Das alles ersetzt jedoch nicht die „Teamtreffen“ und den Willen moderne Kommunikationstechniken zu nutzen.

    Die Zeit für die (nutzlose) E-Mail-Bearbeitung kann eigentlich auch für produktive Posts in einem Social Intranet genutzt werden.

    Antworten

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