Das Coronavirus zwingt viele Unternehmen die Einführung von Homeoffice auf. Seit vielen Jahren wünschen sich viele Branchen die Akzeptanz, die Bereitschaft und das Vertrauen für die Arbeit im Homeoffice. Immer wieder werden Artikel dazu veröffentlicht, die davon berichten, dass die Motivation, die Produktivität und die Effektivität im Homeoffice steigt. Die kommenden Wochen und Monate werden das Thema „Homeoffice“ weiter nach vorne bringen. Vielleicht erkennen immer mehr Arbeitgeber, dass sie ihren Mitarbeitern das Homeoffice zutrauen können. Wenn Ihnen das Vertrauen für eine selbstständige Arbeit Ihrer Mitarbeiter fehlt, dann können Sie dies auch mithilfe von Tools und Regeln lösen.
Wir haben seit Jahren gute Erfahrungen mit dem Homeoffice gemacht und konnten uns so Anfang der Woche schnell der neuen Lage rund um das Coronavirus anpassen.
KOMMUNIKATION MIT KUNDEN IM HOMEOFFICE
WEITERLEITUNG DER FESTNETZNUMMER
Das Telefon ist bei Kunden sehr beliebt. Ich würde behaupten, dass wir im Schnitt per Telefonate als E-Mails von Kunden enthalten. In vielen Bereichen halte ich persönliche Telefonate für zielführend, aber in einigen eben nicht. Wenn das Telefonat sich um den darauffolgenden Versand von Dateien dreht, dann wäre hier eine E-Mail mit den Dateien und dem Arbeitsauftrag effektiver und zeitsparender. Wenn Ihr Unternehmen hauptsächlich Festnetznummern nutzt, dann kann diese weitergeleitet werden.
DIENSTNUMMER, DUAL-SIM UND ESIM
Natürlich müssen auch Mitarbeiter aus dem Homeoffice heraus mit den Kunden über das Telefon kommunizieren. Über eine Dienstnummer ist das kein Problem, aber wenn es im Homeoffice nur private Telefonnummern gibt, dann müssen Sie dieses Problem lösen. Die aktuellen Smartphones haben die Funktion „Dual-SIM“ und können zwei Telefonnummern auf einem Gerät verwalten. Wenn das Smartphone sogar die eSIM unterstützt, dann können Sie sofort eine Nummer für Ihre Mitarbeiter im Internet buchen. Der Vorteil an den neuen Geräten für Sie als Arbeitgeber ist, dass Sie kein zusätzliches Gerät kaufen müssen, wenn der Arbeitnehmer dieser Lösung zustimmt.
INTERNE KOMMUNIKATION
MICROSOFT TEAMS IST UNSERE LÖSUNG
Wir haben fast alle Tools für die interne Kommunikation ausprobiert und sind nun glücklich bei Microsoft Teams gelandet. Seit einigen Monaten organisieren wir die komplette interne Kommunikation bei Microsoft Teams und sind begeistert. Wir organisieren Absprachen, Aufgabenverteilungen, Projekte und unsere Daten über ein gemeinsames Tool, welches wir im Büro, im Homeoffice und auf dem Smartphone nutzen können. Ein großer Pluspunkt sind auch die Video-Calls oder überhaupt die Möglichkeit einen Online-Call zu machen. Wir können auch externe Menschen zu einem Video-Call einladen und einen Link verschicken. Gerade wenn die Kennenlerngespräche in nächster Zeit kontaktlos ablaufen werden, ist ein Video-Call die persönlichere Alternative zum Telefonat.
Microsoft Teams eignet sich auch wunderbar für die externe Kommunikation. Bei einem Kunden sind wir bereits in seinem Team drin und organisieren alle Teilbereiche unserer Zusammenarbeit dort.
VIELE NUTZEN SLACK
Slack ist ein beliebtes Tool für die interne und externe Kommunikation in Unternehmen. In definierten Channels bilden sich Teams zu bestimmten Themen, so dass nicht mehr jeder Mitarbeiter an allen Gesprächen beteiligt ist. Mit vielen Anbindungen zu anderen Tools und Programmen lässt sich Slack ebenfalls erweitern und kann für alle Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden. Für unsere Agentur fanden wir es zu unübersichtlich und es war nicht so intuitiv, dass wir die Zeit in Slack investieren wollten, um es anschließend effektiv nutzen zu können. Jedenfalls wissen wir aus Blogs und Podcasts, dass wesentlich größere Teams und Projekte mit Slack erfolgreich arbeiten.
TRELLO IST EINER MEINER FAVORITEN
Mit der richtigen Organisation und Struktur ist Trello weitaus mehr als ein Tool für Projektmanagement. Am Anfang haben wir mit der Kombination aus Slack und Trello gearbeitet. Bei Trello organisieren Sie Projekte in Karten, Boards und Listen. Verschiedene Meilensteine können als Boards horizontal angelegt werden. In diese Meilensteine werden Karten mit Aufgaben und Listen hinzugefügt, dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet und dann bearbeitet. Karten können kommentiert werden, aber ein internes Chat-Tool fehlt, sodass hier ein weiteres Tool genutzt werden muss.
Trello nutzen wir bei einigen Kunden auch in der externen Kommunikation und halten gemeinsam mit Kunden unsere laufenden Arbeiten fest. Mithilfe der Karten gehen keine spontanen Ideen verloren. Dies ist gerade bei länger dauernden Prozessen, wie bei einem Website-Relaunch, wirklich wichtig.
TO-DO-LISTE FÜR SICH SELBST ERSTELLEN
Bei Microsoft Teams arbeiten wir mit dem Microsoft Planner, der sich wiederum mit Microsoft To-Do synchronisiert. Hier werden die Aufgaben gesammelt, die Ihnen direkt zugewiesen wurden. Bei Microsoft To-Do können Sie sich zusätzlich noch eine To-Do-Liste für den Tag anlegen, weil Sie auch selbstständige Aufgaben zu erledigen haben. Die App „Wunderlist“, ebenfalls von Microsoft, wird demnächst eingestellt. Nutzer von Wunderlist können ihre Daten dann in Microsoft To-Do integrieren.
Es gibt natürlich auch noch sehr analoge Mitarbeiter, die sich ihren Tag noch immer am besten mit einer schriftlichen To-do-Liste organisieren. Zu dem Thema gibt es natürlich bei Amazon wunderbare To-do-Listen, doch auch hier gibt es solche und solche. Sie müssen hier zwischen klassischen Blöcken mit To-do-Listen* und einem Wochenplaner* unterscheiden. Bei uns in der Agentur arbeiten zwei Mitarbeiter mit einer Kombination aus beiden, denn viele Wochenplaner haben auf einem Blatt alle Termine und Abgabefristen für die jeweilige Woche und eine To-do-Liste.
VIELE WEITERE HOMEOFFICE-TOOLS
Die Gestaltung von Homeoffice war nie leichter als heute. Es gibt natürlich noch jede Menge anderer Tools, die für die interne und externe Unternehmenskommunikation im Homeoffice genutzt werden können, wie WhatsApp, Skype, Google Hangout, Instagram, Facebook, Zoom, Jira, Google Drive. Innerhalb eines Unternehmens sollte nur im besten Fall eine klare Homeoffice-Struktur mit klar definierten Regeln aufgebaut werden. Dies funktioniert am besten, wenn so viele Anforderungen in einem Tool abgebildet werden.
STELLEN SIE EQUIPMENT FÜR MITARBEITER BEREIT
Wir haben intern jeden Mitarbeiter gefragt, ob er das notwendige Equipment besitzt, um optimal im Homeoffice arbeiten zu können. Viele von uns brauchen zwei Monitore, ein Mikrofon, eine Webcam, Tastatur, Maus und eben das Equipment, welches im Büro genutzt wird. Nehmen Sie Abstand von der Idee, dass das Equipment aus dem Büro mit nach Hause genommen werden kann. Es ist kostspielig, aber macht Sie im Umgang mit dem Homeoffice viel flexibler. Vereinbaren Sie, dass das Equipment geliehenes Eigentum Ihres Unternehmens ist und dann belassen Sie es dabei.
